Re:田仲です。先日はお世話になりました。

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田仲です。

今日は、メールについてのはなしです。

インターネット時代です。ビジネス以外でも、

メールのやり取りは頻繁にあると思います。

そんなとき、覚えておいてほしいのが、

メール返信で「余計なこと」をしない。

ということです。

とくに、ビジネス上のメール返信では、

１．「Re:」は外さない。

２．相手の本文を消さない。

３．説明の前に結論をいう。

の３つに注意しましょう。

これらは、相手に余計な手間と時間を

取らせない、メールの返信方法です。

１．「Re:」は外さない。

「Re:」をあなたはどう思いますか？

ていねいさのアピールが目的で、

わざわざ、外したりしていませんか？

「Re:」は、返信するときに、残した方が、

前の話の続きをしている　とか、

○○の件、についての返信である　とか、

相手にわかりやすく伝えることができます。

「Re:」がついていれば、受け取った相手は、

どんなメールの内容か、すぐに把握できます。

ただ、「Re:」を外すべき状況もあります。

それは、前のメールと内容が全くちがう時。

これは、当然「失礼」になることもあります。

前のメールとつながりがある内容の時には、

「Re:」をつけたまま返信しましょう。

２．相手の本文を消さない。

これも、相手の立場になれば理解できます。

というのも、相手のお客様は「あなただけ」

ではないからです。

必ずしも、送った文章の内容を細かく覚えては、

いない可能性があります。

３．説明の前に結論をいう。

これも「無駄な時間を無くす」ためです。

相手に気を遣う必要がある内容や、

ビジネスなどで忙しい人への場合には、

とくに、先に結論を書きましょう。

説明からはじめると、結論がぼやけて、

誤解のあるかたちで伝わることがあります。

その原因は、日本語の特性にあります。

日本語は、あいまいな表現が多く、

気を遣えば、遣うほど曖昧に伝わります。

そして、理解するのに時間がかかります。

内容が多い場合は、なおさらです。

はじめに、結論を提示してから、

あとで説明をしてください。

このように、「儀式的」に行われていて、

あなたが礼儀だと思い、していることが、

かえって、余計な手間をかけさせることに。

という事実があります。

逆の発想ですが、じつはこれが「礼儀」です。

めーるは、多くの方に思いを伝える。

という意味では、とても便利なツールです。

正しいつかい方で、業務がはかどり、

コミュニケーションも取れます。

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