ビジネスメールのよくやる間違い

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たなかです。

今週は、『仕事』をテーマに、

【たなか流】の思考をお伝えしています。

ビジネスで、メールのやり取りは不可欠です。

でも、そんなビジネスメールでも注意が必要。

良かれと思ってやった気づかいが、

かえって、余計な手間をかけてしまう、

という場合があります。

ビジネスにおけるメールでは、

お互いの書いた文章を確認しながら、

コミュニケーションがとれなければ、

全くメールの意味がありません。

たとえば、文章が全部消されていた場合、

『あの件』や『その件』という表現では、

全く内容が通じない場合があります。

本文は残しておくことで、

『下記、○○の件』

という言い回しが共通の認識となり、

非常にスムーズに仕事が回るわけです。

ビジネスの相手が忙しければ、なおさらです。

あの人は、仕事をバリバリこなしていて、

頭も切れる人だから、昨日のメールの内容を

覚えているだろう。

というスタンスは、まちがいです。

自分の希望的観測であり、かいかぶりです。

それほど、人の記憶は信用ができません。

なぜ、メモやカレンダーがあるのか？

カメラやビデオ、パソコンが進化したのか？

それは、人の記憶をサポートするためです。

そう考えると、納得ではないでしょうか？

まして、忙しい相手であれば、当然ですが、

１日何十件、何百件のメールや電話、

そして、何人もの人に会うわけですから、

自分に対する記憶を当てにしてはダメです。

記憶は時間と共に薄まりますし、変化します。

なので、ビジネスメールでは、相手の本文は、

消さずに、返信することで、より効率よく、

記憶を再現してもらえます。

ちょっとしたことですが、とても効果的です。

ビジネスメールのやり取りの際には、

少し気にしてみてください。

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